איפיון פרופיל משרה הוא צעד ראשון והכרחי בדרך לגיוס עובדים. אם נבצע את בניית פרופיל המשרה ברצינות, במחשבה לעומק ובתשומת לב לפרטים, הדבר יקל מאוד על תהליך גיוס העובדים שלנו.
אז מה זה בעצם פרופיל משרה?
פרופיל משרה הוא מסמך המגדיר בצורה ברורה ופשוטה את המשרה, צרכיה ודרישותיה.
בניית פרופיל משרה הוא תהליך בו אנו, מי שמגדיר את המשרה והצרכים של העסק ממנה, מעלה על הכתב בריף מפורט של הגדרה המשרה והדרישות מן המועמדים לה, על הידע הנדרש מהם, המיומנויות הנדרשות, היכולות, הניסיון ואופי התפקיד המבוקש.
למה זה חשוב (מאד)?
פעמים רבות מעסיקים מאפיינים את המשרה "בראש", באופן אינטואיטיבי ולא מבצעים איפיון משרה מסודר. פרופיל משרה ברור הכרחי להליך גיוס נכון, גם אם לא מדובר בגיוס עובדים למשרה חדשה.
ראשית, לא תמיד מי שמחליט על אופי המשרה והדרישות ממנה מבצע את כל הליך הגיוס בפועל, החל מאיתור קורות חיים מתאימים ועד לקבלת העובד, איפיון משרה נכון יקל על זרימת המידע ותיאום הציפיות בין כל החוליות העוסקות בגיוס בארגון ולמעשה 'ישמן את השרשת', כך שתהיה יותר זרימה, תקשורת טובה יותר ופחות אי הבנות.
הדבר חשוב עוד יותר כאשר מוציאים את הגיוס למיקור חוץ, שמכיר פחות טוב את המגייס וצרכיו וזקוק לקווים מנחים וברורים. פרופיל משרה נכון אף יקל עלינו לפרסם מודעת 'דרושים' מתאימה לתפקיד על מנת שנקבל פניות מתאימות יותר מדורשי עבודה, לבחון את קורות החיים המוגשים לנו על פי פרמטרים ברורים, לזמן לראיונות עבודה את המתאימים ביותר לראיון ולראיין את המועמדים בצורה הטובה ביותר.
גם אם כל הליך גיוס העובד מתבצע על ידי אותו אדם, עדיין כדאי לחדד את דרישות המשרה, להבין עם עצמנו, כמגייסי עובדים, מה חשוב יותר ומה חשוב פחות, על מה אנו מוכנים להתפשר ומה בגדר 'בל יעבור'.
כמו בכל תוכנית פעולה או רעיון, כאשר אנו מתיישבים מול המחשב או מול דף ועט להעלות את הדברים על הכתב, אנחנו מרוכזים הרבה יותר במשימה, מפנים יותר קשב ותשומת לב לעניין, מחדדים את החשיבות של המשימה ומבצעים אותה בצורה נכונה יותר. פעמים רבות נראה כי כאשר אנו מתיישבים להעלות את הדברים על הכתב עולות לנו נקודות חשובות שלא חשבנו עליהם קודם.
נכון, נדמה כי הדבר צורך מעמנו אנרגיות וזמן, מצרכים שאינם מצויים בשפע אצל אף מנהל, אך השקעה נכונה של זמן באיפיון משרה נכון, תחסוך לנו אחר כך זמן רב של מיון מועמדים לא מתאימים שיענו למודעת הדרושים שפרסמנו, או יגיעו דרך חברת ההשמה שקיבלה פרופיל לא נכון, או שתאריך לנו הזמן עד לגיוס העובד המתאים, מה שבדרך כלל גם כרוך בעלויות לא קטנות.
פרופיל משרה ברור ייקל גם על העובד הפוטנציאלי להשתלב בתפקידו לטובת החברה, בצורה המהירה והיעילה ביותר שכן פרופיל המשרה מגדיר לו מה על פניו מצופה ממנו ומתפקידו. כך היענות לתפקיד תהיה נכונה יותר וכניסה לתפקיד חלקה יותר.
כיצד מאפיינים פרופיל משרה?
כאמור, בתשומת לב רבה, מעבירים את הנייד לשקט, יושבים מול הדף או מול המחשב ומתרכזים. לנוכיחותכם העלנו לאתר טופס איפיון משרה שיכול לעזור לכם באיפיון וליצור קווים מנחים למסמך שנבנה.
הטופס מתחיל בשם המעסיק, כתובת ופירוט העיסוק שלנו כמעסיקים. שלושת הדברים האלה נראים לנו מובנים מאליהם, אך כאשר אנו מציגים את המשרה בפני אדם נוסף, מחוץ לארגון, אלה פרטים חשובים שיכולים בהחלט להאיר על המשרה.
תפקיד מבוקש הוא למעשה הגדרת התפקיד במספר מילים, הוא חשוב מאוד וכדאי שיהיה ממוקד וברור 'טלמרקטינג', למשל, היא הגדרה כוללת מדי, 'טלמרקטינג לשיחות יוצאות' היא הגדרה נכונה יותר, שגם מכריחה אותנו לחדד את המשרה עם עצמנו, האם, למשל, מדובר בשיחות יוצאות בלבד? האם לא מדובר גם בעבודה שיווק של הכנת הצעות מחיר וכולי ואז המשרה נוטה יותר לכיוון 'בק אופיס'.
פירוט משרה הנו למעשה העבודה הנדרשת מהעובד בתפקיד, למשל, בפקידת ביטוח נכתוב: טיפול בלקוחות, טיפול הנפקת והוצאת פוליסות, עבודה מול שמאים וחתמים כו'. חשוב שהפירוט יהיה נרחב ככל האפשר, על מנת שנבטיח את התאמת המועמדים לתפקיד. בדרך כלל לפי פירוט המשרה מתפרסמת גם מודעת הדרושים שנפרסם, מאחר וגם ככה פעמים רבות עונים למודעות הדרושים מועמדים רבים שאינם רלוונטיים, חשוב שמודעת הדרושים תהיה מתאימה ומקיפה ככל האפשר על מנת לצמצם פניות כאלה, פירוט משרה ברור יעזור לנו לפרסם מודעת דרושים מדוייקת יותר.
עוד מומלץ שלא לייפות את המשרה, למשל, 'מנהלת משרד', כאשר אנו זקוקים לפקידה, כדי להציב דרישות הגיוניות מהמועמד שאנו רוצים וכדי לא ליצור ציפיות שגויות אצל מועמדים.
כפיפות ארגונית גם היא חשובה להגדיר כדי להבין עם עצמנו טוב יותר את המשרה ולהתאים אותה לשטח. אם המנהלים בחברה קבועים ויציבים חשובים להתאים להם את העובדים. למשל, אם למנהל השירות חשובים מאוד ביצוע יעיל,עבודה מהירה ועמידה בזמנים, נציב דרישות משרה בהתאם, אם למנהל אחר חשובים דווקא יחס אנוש טובים, דרישות המשרה ישתנו. לעתים הכפיפות המקצועית אינה זהה לכפיפות המנהלתית. למשל, איש מכירות או טלמרקטינג יכול להיות כפוף מנהלתית למנהל מחלקה מסויים, אך הכפיפות המקצועית שלו תהיה למנהל המכירות.
דרישות המשרה זהו סעיף חשוב מאוד באיפיון המשרה שיעזור לנו לבחור את המועמדים הראויים לה. כדאי למקם את דרישות המשרה על פי סדר יורד, כאשר הראשון הוא החשוב ביותר והעשירי הכי פחות חשוב. כך נחליט, למשל, שעל סעיפים 1-3 אנחנו לא מתפשרים בשום פנים בעוד שעל סעיפים 7-10 ניתן להתפשר.
דרישות המשרה נגזרות מפירוט המשרה, אם ביצענו עבודה ייסודית בפירוט המשרה, נוכל עכשיו להגדיר את דרישותיה בצורה טובה, נוכל לחזור לפירוט המשרה ולבדוק לגבי כל מאפיין של התפקיד מהם התכונות הרלוונטיות. אם תפקידו של איש מכירות שטח למשל הוא יצירת קשר עם לקוחות פונטציאליים בשטח, הדרישות יהיו מראה ייצוגי, יוזמה, תעוזה, ביטחון וכו', אם במסגרת תפקידו הוא אמור לנהל מו"מ עם לקוחות נוסיף כושר ביטוי, יחסי אנוש, יכולת ניהול מו"מ וכו'.
כיצד ניתן לבדוק שהמועמד אכן מתאים לדרישות המשרה? זה כבר סיפור אחר לגמרי, המצריך ראיון עבודה נכון, בדיקת רקע מעסיק אחרון, מרכזי הערכה בהתאם לתפקיד ועדיין סביר להניח כי יהיו צפויות לנו הפתעות.
השכלה היא נתון חשוב למיון במשרות מסויימות. כמובן שאם אנו מאפיינים השכלה אקדמית בנפרד מהשכלה מקצועית יש לציין זאת במפורש. לעתים נמצא כי ההשכלה היא רק יתרון ולמעשה חשוב לנו יותר ניסיון בשטח, או ההפך, ורצוי לציין זאת בפרופיל המשרה.
גיל היא דרישה קצת בעייתית הן מבחינה חוקית והן מבחינה מקצועית. מבחינה חוקית, אין להפלות עובד על בסיס גילו ויש להציג דרישת גיל רק אם הדבר חיוני למשרה, מבחינה מקצועית חבל לצמצם את המועמדים לגילאים מסויימים אם הדבר אינו חיוני למשרה מאחר וכך אנו עלולים להפסיד הרבה מועמדים מתאימים שאינם עומדים בטווח הגילאים שהצבנו. במידה ואנו מבקשים עובדים בגילאי 30+ למשל, וקיים עובד מצויין בגיל 29, חבל לפספס אותו בגלל הגדרת גיל שרירותית.
שפות הן פרמטר חשוב להגדרה במשרות מסויימות וכדאי להשקיע גם בו מחשבה. לא מספק להגדיר רק 'אנגלית ברמה גבוהה', למשל, אלא את סוג האנגלית הנדרשת 'אנגלית עסקית כולל תכתובות' או 'אנגלית אקדמית' למשל, הן הגדרות טובות יותר. אגב, במידה והשפה חשובה לכם ניתן לומר למועמדים פוטנציאליים כי חלק מהראיון ייתקיים בשפה המבוקשת, כך מי שאינו שולט טוב בשפה יימנע מלהגיע לראיון ולבזבז את זמננו.
תוכנות מחשב, ידע מקצועי ותכונות אישיות כדאי לדרג גם כן ולהחליט איזה מן הפרמטרים הם בגדר חובה, המהוווים סף קבלה לעבודה עבורנו ואילו בגדר יתרון. גם כאן ניתן כדאי למקם את דרישות המשרה על פי סדר יורד, כאשר הראשון הוא החשוב ביותר והעשירי הכי פחות חשוב.
שעות וימי עבודה חשוב להגדיר מראש מה הדרישות שלנו ועל מה אנחנו יכולים להתפשר על מנת למצוא מועמדים מתאימים. 'משרה מלאה', למשל, אינה הגדרה מספקת. האם ניתן, למשל, לפתוח את המשרה למשרת אמהות? האם ניתן לאפשר הגעה מאוחרת או יציאה מוקדמת במקרים מסויימים? האם ניתן לאפשר עבודה מהבית? האם העבודה תובענית ודורשת שעות מרובות ולא נוחות? האם פעם בשבוע העובד מתבקש לתת שעות נוספות?
אלו היבטים במשרה שחשוב להגדיר מראש ואף לציינם בפני המועמדים בעת הזימונים לראיונות עבודה כך שמסגרת המשרה תהיה ברורה לכולם.
שכר הוא סעיף שצריך להיות ברור מאוד, מהרף התחתון אותו נציע ועד לרף העליון. אם כתבנו 'שכר בהתאם לכישורים' יכול להיות הערה בשכר ולא ההגדרה שלו, אנחנו צריכים להיות בטוחים בשכר שאנו מציעים על מנת שנוכל לקלוע אל המועמדים המתאימים למשרה.
תנאים נלווים כדאי לציין מאחר והם לעתים שיקול חשוב לא פחות משכר אצל המועמדים והם חלק בלתי נפרד מעלויות המעביד שלנו, שיש לצפות להם מראש. ניתן להגדיר טווח זמן של תנאים על פי וותק, למשל, 'ביטוח מנהלים לאחר שנה'.
הערות הן המקום לרשום כל הערה נוספת שיש לכם באשר למעומד. אם מדיניות החברה היא למשל, לא חקבל לשירותיה מועמדים שלא שירתו שירות צבאי או לאומי יש לציין זאת במפורש על מנת למנוע זימונים מיותרים, אם יש צורך בסיווג ביטחוני, בממליצים,תיק עבודות, היעדר רישום פלילי, או כל דרישה ספציפית הנובעת מדרישות המשרה, יש לציין זאת בפירוש ולפרט ככל האפשר.
למה חשוב לשים לב?
חשוב לרשום כמה שיותר פרטים, גם מה שלכאורה ברור לנו או אמור להיות ברור מאליו לאחרים כדאי לרשום על מנת למנוע אי הבנות. צריך לזכור שפרטים קטנים הולכים לאיבוד כאשר מעבירים מסרים, שאנחנו בעצמנו עלולים לעתים לשכוח דברים שהתכוונו אליהם ובכלל חשוב לתעד כמה שיותר על מנת לשמר את הידע הארגוני. כך, בפעם הבאה שנבוא לגייס אותה משרה או משרה דומה, לא נצטרך לבנות את פרופיל המשרה מחדש ונוכל להשתמש באפיון הקיים, או לפחות בבסיסו.
כדאי לתת לאדם מקצועי נוסף, מהתחום המקצועי שלכם ומתחום משאבי האנוש לעבור על פרופיל המשרה כדי לקבל את הארותיו ותרומתו. במידה ויש אנשים נוספים בחברה שאמורים להיות באיטראקציה שוטפת עם המועמד, במיוחד למנהליו הישירים והעקיפים כדאי לתת גם את האיפיון להערות על מנת שיוסיפו את תרומתם.
על מנת להצליח באיוש המשרה, פרופיל המשרה שאיפיינו חייב להיות נהיר, ברור ומובן למי שמבצע את ההשמה בפועל, בין אם מדובר בגורם חוץ ארגוני או בגורם פנים ארגוני, מאחר וקשיי תקשורת בין מאפיין המשרה לכל חוליה בשרשת הגיוס הן מתכון לבעיות רבות: בזבוז זמן על ראיונות עבודה של מועמדים לא מתאימים, פספוס מועמדים מתאימים שיכלנו לגייס או, חלילה, גיוס מועמד לא מתאים, מצב היוצר נזק רב לעסק.
נזכור גם את מה שלימדו אותנו בצבא: כל תוכנית היא בסיס לשינויים. פרופיל משרה נכון הוא לא תורה מסיני והשמה מוצלחת כרוכה פעמים רבות בהגמשת המשרה בהתאם למעומד, כמובן תוך שמירה על הגבולות הברורים שהגדרנו בהתחלה. אם, למשל, רצינו לגייס פקיד או פקידת ביטוח והגדרנו ניסיון בתחום כחובה, נוכל אולי להתפשר על הדרישה לניסיון כאשר יוצג בפנינו מועמד מתאים, מלא מוטיבציה ונכונות ללמוד. לעתים נראה כי האיפיון משתנה תוך כדי הגיוס, כאשר אנו בוחנים מועמדים פוטנציאליים ומחליטים לשנות בהתאם.
חשוב גם להיות מציאותיים וריאליים, ליצור פרופיל שמתאים למשרה לא ליצור דרישות מוגזמות להציב דרישות הגיניות והולמות למשרה, שיעמדו, בסופו של גבר, במבחן במציאות של גיוס העובד.
טופס לאיפיון פרופיל משרה ניתן למצוא כאן